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Rechtliches

Datenschutzerklärung

Übersetzung. Massgebend ist die französische Fassung.

Wer ist verantwortlich?

Für die in einem Kundenbereich erfassten Daten (Kontakte, Baustellen, Post, E-Mails, Rechnungen, Buchungen, Stunden, Absenzen, Dokumente, Fotos) ist das Kundenunternehmen Verantwortliche; die Jomax Group SA bearbeitet sie in dessen Auftrag als Auftragsbearbeiterin (Art. 9 DSG). Für Konto- und Abrechnungsdaten, Bestellungen in Bulkit-Sammeleinkäufen (die Jomax Group SA ist Verkäuferin; der Lieferant erhält den Firmennamen und die Lieferadresse), die Reichweitenmessung der Website, Support-Anfragen und die E-Mails der Plattform ist die Jomax Group SA, Route Principale 101, 1642 Sorens, Schweiz, UID CHE-255.349.938, Verantwortliche. Kontakt für alle Fragen zum Datenschutz: info@jomax.ch oder per Post an obige Adresse.

Welche Daten?

  • Kontodaten: Name, E-Mail, Funktion, Sprache, Passwort (nur als nicht umkehrbarer Hash gespeichert), Datum und Fassung der akzeptierten Bedingungen.
  • Daten, welche die Kundin in den Apps erfasst: Kontakte, Adressen, Aufgaben, Fotos, Pläne, gescannte Post, E-Mails (Nachrichten von per IMAP verbundenen Postfächern werden in Teixa kopiert), Offerten und Rechnungen, Buchungen, Stunden und Absenzen, Dokumente, Spesen, Nachrichten. Der Name, den ein Kunde bei der Online-Annahme einer Offerte eingibt, wird mit Datum und Uhrzeit gespeichert.
  • Daten der Mitarbeitenden in Zeit & Team: Stunden, Absenzen, AHV-Nummer (nur für Administratoren sichtbar) und, falls das Unternehmen sie erfasst, Absenzen wegen Krankheit oder Unfall und Arztzeugnisse. Dies sind besonders schützenswerte Personendaten (Art. 5 Bst. c DSG): Eine vorgesetzte Person sieht nur «abwesend», ohne Grund; nur Administratoren und die betroffene Person sehen den Grund und können eine solche Absenz erfassen, ändern oder löschen.
  • Zusammenarbeit im Team und Wiederherstellung nach Fehlern (nur zwischen den eigenen Mitarbeitenden des Kundenunternehmens, nie mit seinen Kunden oder Partnern): Kommentare und Erwähnungen (@) zu einem Datensatz, die verantwortliche Person eines Datensatzes und die Personen, die ihm folgen, persönliche Benachrichtigungen und ob sie gelesen wurden, Anwesenheit auf einem Datensatz (wer ihn gerade ansieht), Änderungsverlauf (Zustand eines Datensatzes vor jeder Änderung oder Löschung, mit Urheber und Datum) und Papierkorb (Corbeille) der gelöschten Elemente. Zweck: dem Team des Unternehmens die Zusammenarbeit ermöglichen und Fehler beheben (eine Version oder ein gelöschtes Element wiederherstellen). Wie für seine übrigen Daten ist das Kundenunternehmen Verantwortlicher und die Jomax Group SA Auftragsbearbeiterin. Es handelt sich um Daten, die bereits im Bereich vorhanden sind (keine neue Datenkategorie), und es ist kein zusätzlicher Anbieter beteiligt. Erwähnungen und Zuweisungen werden auch per E-Mail angekündigt (siehe E-Mail-Versand unten); jede Person kann dies unter «Mein Konto» ausschalten. Kommentare, Benachrichtigungen und der Änderungsverlauf werden mit dem eigenen Schlüssel des Unternehmens verschlüsselt.
  • Kommunikation und Organisation im Team (nur zwischen den internen Mitarbeitenden, nie mit Kundschaft oder Partnern): Team-Unterhaltungen (Team- und Baustellenkanäle, Gruppen und Direktnachrichten; eine Direktnachricht ist nur für ihre Teilnehmenden sichtbar, auch nicht für Admins), Reaktionen und Lesehinweise («Gesehen von»), die jede Person ausschalten kann; persönliche Benachrichtigungseinstellungen; Freigabeanfragen und ihr Verlauf (wer angefragt, wer freigegeben oder abgelehnt hat, wann, mit welchem Kommentar); gemeldete Abwesenheiten und Stellvertretung (Daten, Stellvertretung, Notiz); Aufgaben und Nachfassaktionen; automatische Erinnerungen; Teamkalender (der Grund einer Abwesenheit ist nur für Admins und die betroffene Person sichtbar); Auslastung pro Person (nur offene Elemente: keine Anmeldezeiten oder Aktivität, keine Verhaltensüberwachung im Sinne von Art. 26 ArGV 3). Benachrichtigungen auf dem Telefon: Schaltet eine Person sie ein, erhält der Push-Dienst ihres Browsers (Apple, Google, Mozilla oder Microsoft) die technische Adresse des Geräts und eine leere Nachricht ohne Inhalt; der angezeigte Text («2 neue Benachrichtigungen») wird danach in Teixa gelesen. Keine neue Datenkategorie; diese Daten sind mit dem eigenen Schlüssel des Unternehmens verschlüsselt, im vollständigen Export enthalten und werden mit dem Arbeitsbereich gelöscht.
  • Support-Anfragen («Problem melden»): Nachricht, Seite und Version der App, Sprache, letzte technische Fehler des Browsers und, falls hinzugefügt, ein Bildschirmfoto. Kein Passwort, kein Cookie, kein Formularinhalt.
  • Protokoll der von der Plattform gesendeten E-Mails: Datum, Art, Empfänger, Betreff und Zustellstatus.
  • Technische Daten: Sitzungscookie, Serverprotokolle.
  • Anonyme Reichweitenmessung der öffentlichen Website: siehe unten.

Cookie und Speicher im Browser

Teixa setzt ein einziges Cookie, bt_sid, und nur nach Anmeldung oder Registrierung: Es hält die Sitzung offen (höchstens 30 Tage, beim Abmelden gelöscht). Es ist unbedingt erforderlich; ohne es ist keine Anmeldung möglich. Die App speichert zudem im lokalen Speicher des Browsers die gewählte Sprache, Entwürfe langer Formulare, offline erfasste und noch nicht gesendete Einträge sowie die zuletzt geöffneten Seiten; der Service Worker behält eine Kopie der App-Dateien, damit sie offline startet. Diese Daten bleiben auf dem Gerät und können in den Browser-Einstellungen gelöscht werden. Es werden keine Werbe- oder Tracking-Cookies verwendet.

Reichweitenmessung der öffentlichen Website

Besuche der öffentlichen Seiten (Startseite, Bedingungen, Datenschutz, Impressum) und das Öffnen der App werden vom Server von Teixa selbst gezählt. Es wird kein Cookie gesetzt, kein Tracking-Skript geladen und kein Drittdienst aufgerufen.

  • Pro Besuch gespeichert: der Tag (ohne Uhrzeit), die Seite, der Domainname der Website, von der der Link kommt (nicht die vollständige Adresse), die Kampagnenparameter utm_source, utm_medium und utm_campaign, falls im Link enthalten, der Gerätetyp (Handy, Tablet oder Computer), das Land nur, wenn die Netzwerkinfrastruktur es übermittelt, und eine anonyme Kennung. Bei einer Registrierung wird ein anonymes Ereignis hinzugefügt, verknüpft mit der Einstiegsseite desselben Besuchers am selben Tag; weder Name noch E-Mail sind darin enthalten.
  • Nicht gespeichert: die IP-Adresse und der User-Agent des Browsers. Sie dienen nur im Arbeitsspeicher zur Berechnung der anonymen Kennung (gekürzter SHA-256-Hash, kombiniert mit einem zufälligen Salt).
  • Der Salt wird täglich ersetzt und der alte gelöscht: Die Kennung eines Besuchers kann nicht mit jener des Folgetags verknüpft werden. Die Zählung ergibt daher Besucher pro Tag, nicht über mehrere Tage verfolgte Besucher.
  • Browser, die «Do Not Track» (DNT: 1) oder «Global Privacy Control» (Sec-GPC: 1) senden, werden nicht gezählt. Bekannte Bots ebenfalls nicht.
  • Aufbewahrung: 13 Monate für die Detailzeilen; danach werden sie durch Monatssummen ohne Kennung ersetzt und gelöscht.

Zweck: die Besucherzahlen der Website kennen, ohne Profiling und ohne Weitergabe an Dritte.

Wo werden die Daten gespeichert?

Die Daten werden in einem Rechenzentrum in der Europäischen Union (Niederlande) bei der Railway Corporation gespeichert (US-Gesellschaft; Region Westeuropa, Amsterdam). Jedes Kundenunternehmen hat einen auf Datenbankebene getrennten Bereich. Mitarbeitende der Betreiberin greifen nur für Betrieb, Sicherheit, Datensicherung oder eine Support-Anfrage der Kundin auf die Daten eines Bereichs zu.

Datensicherung

Eine vollständige Kopie der Plattform (Datenbank und Dateien) wird täglich auf einen Computer der Betreiberin in der Schweiz geladen, dessen Festplatte verschlüsselt ist. Einmal pro Woche wird eine verschlüsselte Kopie (AES-256) in iCloud Drive (Apple) abgelegt; nur die Betreiberin hat den Schlüssel, Apple erhält nur unlesbare Daten. Tägliche Kopien werden 30 Tage aufbewahrt, danach eine Kopie pro Monat während 12 Monaten; ältere Kopien werden gelöscht. In Teixa gelöschte Daten verschwinden daher spätestens 12 Monate später aus allen Sicherungen. Die Sicherungen dienen nur der Wiederherstellung des Dienstes nach einem Vorfall.

Dienstleister und Bekanntgabe ins Ausland

Diese Dienstleister bearbeiten Daten im Auftrag der Betreiberin, nur für die genannte Funktion. Für die Daten der Kundenbereiche sind sie Unterauftragsbearbeiter (Art. 9 Abs. 3 DSG), vom Kunden im Anhang zur Datenbearbeitung genehmigt; die Betreiberin verpflichtet sie zu gleichwertigem Datenschutz und haftet für dessen Einhaltung.

  • Hosting und Datenbank: Railway Corporation, USA, mit Servern in den Niederlanden (EU). Die Daten bleiben in der EU gespeichert.
  • E-Mails der Plattform (Bestätigung der Registrierung, Zurücksetzen des Passworts, Benachrichtigungen, Aufgabenerinnerungen, technische Warnungen): Google Workspace der Betreiberin (Google Ireland Limited, Irland; Google LLC, USA). Eine Kopie der gesendeten E-Mails bleibt im Postausgang der Betreiberin. E-Mails aus dem Postfach eines Kundenunternehmens laufen über den Mailserver, den dieses eingerichtet hat.
  • Künstliche Intelligenz: Anthropic (Anthropic Ireland, Limited, Irland, oder Anthropic PBC, USA; Bearbeitung in den USA), Modell Claude, für diese Funktionen:
    • Lesen hochgeladener Dokumente: gescannte Post, Quittungen, Kartenabrechnungen und Belege, Spesen, abgelegte Dokumente (Titel, Zusammenfassung, Stichwörter), zu übernehmende Offerten und Bestellungen, aus einem Dokument ausgefüllte Formulare, Lieferantenrechnungen für Bulkit. Die Datei wird übermittelt, wenn eine Benutzerin oder ein Benutzer sie in diese Funktionen legt;
    • per Knopf gestartete Unterstützung: Offertentwürfe, Mahntexte, Verkaufsanalysen (mit Kundennamen und Beträgen), Analysen und Fragen zur Buchhaltung, Stundenerfassung aus einem Text, Korrektur eines diktierten Texts (Knopf «Mit KI korrigieren»), HR-Übersicht (Überstunden und Ferien; pseudonymisierte Daten: Mitarbeitende werden mit einem Code ohne Namen bezeichnet, und es werden keine Krankheits- oder Unfalldaten übermittelt);
    • Bulkit: Einordnung der Tätigkeit eines Mitgliedunternehmens anhand des im Handelsregister veröffentlichten Zwecks (über die Aufnahme entscheidet immer ein Mensch).
    Anthropic handelt als Auftragsbearbeiterin, gebunden durch ihren Vertrag über die Datenbearbeitung: Sie bearbeitet diese Daten nur, um die verlangte Antwort zu erstellen. Es werden nur die für die Funktion nötigen Daten übermittelt; gemäss ihren Geschäftsbedingungen verwendet Anthropic diese Daten nicht zum Training ihrer Modelle und löscht die erhaltenen Daten und die Antworten innert 30 Tagen, ausser das Gesetz verlangt etwas anderes oder der Inhalt wurde als Verstoss gegen ihre Nutzungsrichtlinien markiert (dann höchstens 2 Jahre aufbewahrt). Aus einem Dokument gelesene Felder werden automatisch ausgefüllt und bleiben änderbar; Entwürfe und Analysen werden nur verwendet, wenn eine Benutzerin oder ein Benutzer dies entscheidet. Es werden keine automatisierten Einzelentscheidungen im Sinne von Art. 21 DSG getroffen. Das Lesen eines Dokuments zum Ausfüllen eines Formulars wird bei den Formularen für Absenzen und Mitarbeitende nie angeboten. Ein Administrator kann die gesamte KI seines Unternehmens in den Einstellungen ausschalten: dann wird nichts an Anthropic übermittelt.
  • Spracheingabe: Der Mikrofonknopf der Formulare nutzt die Spracherkennung des Browsers (zum Beispiel Google bei Chrome, Apple bei Safari) nach den Bedingungen dieses Anbieters; Teixa erhält nur den erkannten Text, nie die Aufnahme.
  • Externe Datensicherung: Apple (iCloud Drive), nur verschlüsselte Kopien, zu denen Apple keinen Schlüssel hat (siehe «Datensicherung»).
  • Zahlung des Teixa-Abonnements und von Bulkit-Sammelbestellungen: Stripe Payments Europe Ltd., Irland, nur wenn die Online-Zahlung aktiviert ist. Für das Abonnement übermittelt Teixa den Namen des Unternehmens, seine E-Mail-Adresse, seine Sprache und das gewählte Abonnement; Rechnungsadresse und allfällige MWST-Nummer werden bei Stripe eingegeben. Kartendaten werden bei Stripe eingegeben, nie bei Teixa. Für diese Abrechnungsdaten des Abonnements ist der Betreiber Verantwortlicher (Vertragsabwicklung, Art. 31 Abs. 2 Bst. a DSG).
  • Baustellenkarten (swisstopo, Bundesamt für Landestopografie, Schweiz): Um eine Baustelle auf der Karte zu platzieren, sendet der Server von Teixa ihre Adresse (Strasse, Nummer, Ort) an den Geokodierungsdienst von swisstopo, ohne Namen oder andere Daten. Die graue Hintergrundkarte wird vom Server von Teixa geladen: Der Browser kontaktiert swisstopo nicht.
  • Standort des Geräts («Nächste Baustelle»): Der Standort wird nur gelesen, wenn die Person auf «Nächste Baustelle» tippt. Er wird auf dem Gerät mit den Baustellen verglichen und weder an Teixa gesendet noch von Teixa gespeichert.
  • Handelsregister (Zefix) und UID-Register des Bundes: nur der gesuchte Name oder die gesuchte Nummer, bei der Suche oder Prüfung eines Unternehmens.

Schriften, Bibliotheken (Karten, PDF, 3D, QR) und die Texterkennung (OCR) mit ihren Sprachdateien werden von Teixa selbst bereitgestellt: Ihr Laden kontaktiert keine Dritten. Externe Bilder einer empfangenen E-Mail werden nur geladen, wenn die Benutzerin oder der Benutzer dies für diese Nachricht verlangt.

Bekanntgabe ins Ausland (Art. 16 DSG): Die EU und Irland bieten gemäss Bundesrat einen angemessenen Schutz. Für die USA: Google LLC und Stripe, LLC nehmen am Swiss-U.S. Data Privacy Framework teil (offizielle Liste des US-Handelsministeriums), das der Bundesrat seit dem 15. September 2024 als angemessen anerkennt; Railway und Anthropic sind an ihren Vertrag über die Datenbearbeitung gebunden, der die EU-Standardvertragsklauseln mit den Anpassungen an das Schweizer Recht übernimmt (Zuständigkeit des EDÖB). Eine Kopie dieser Garantien kann unter obiger Adresse verlangt werden.

Aufbewahrungsdauer

Die Daten eines Bereichs werden während der Dauer des Abonnements aufbewahrt, danach 30 Tage nach der Kündigung, bevor sie automatisch und endgültig gelöscht werden (Daten und Dateien, einschliesslich Support-Anfragen und E-Mail-Protokoll). Ein Testbereich ohne Abonnement gilt 60 Tage nach Ende des Tests als gekündigt. In beiden Fällen erhalten die Administratoren des Bereichs eine E-Mail mit dem Löschdatum. Sicherungen werden spätestens 12 Monate danach gelöscht (siehe «Datensicherung»). Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Kundenunternehmens (z. B. 10 Jahre für Geschäftsbücher und Belege, Art. 958f OR; 5 Jahre für Arbeitszeitaufzeichnungen, Art. 73 ArGV 1) bleiben seine eigenen: Es exportiert seine Daten vor der Kündigung (vollständiger Export in den Einstellungen, Export von Journal, Hauptbuch und Prüfpfad in der Buchhaltung). Technische Serverprotokolle: höchstens 30 Tage (Aufbewahrungsdauer des Hosters). Änderungen der Buchhaltung (Prüfpfad) werden so lange aufbewahrt wie der Bereich. Zusammenarbeit im Team: Die Anwesenheit auf einem Datensatz wird nach 1 Tag gelöscht; der Änderungsverlauf wird 12 Monate und die Elemente im Papierkorb 90 Tage aufbewahrt, danach werden sie automatisch mitsamt ihren Dateien gelöscht; Kommentare und Benachrichtigungen werden so lange aufbewahrt wie der Bereich. Alle diese Daten sind im vollständigen Export enthalten und werden mit dem Bereich gelöscht. Nachrichten der Unterhaltungen: standardmässig 24 Monate (die Administration kann 6, 12 oder 24 Monate oder unbegrenzt wählen), danach automatische Löschung.

Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre Daten (Art. 25 DSG), deren Berichtigung oder Löschung, die Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen Format (Art. 28 DSG) verlangen oder einer Bearbeitung widersprechen, unter info@jomax.ch. Die Antwort erfolgt innert 30 Tagen; ein Identitätsnachweis kann verlangt werden. Die Administratoren eines Bereichs können jederzeit alle Daten in den Einstellungen exportieren und auf Verlangen einer betroffenen Person ein Element des Änderungsverlaufs oder des Papierkorbs vor Ablauf seiner Aufbewahrungsdauer endgültig löschen. Für die Daten eines Kundenbereichs (zum Beispiel wenn Sie Mitarbeiterin oder Kunde eines Unternehmens sind, das Teixa nutzt) richtet sich die Anfrage zuerst an dieses Unternehmen; die Betreiberin unterstützt es und leitet ihm direkt erhaltene Anfragen unverzüglich weiter. Sie können sich auch an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) oder, in der EU, an die Aufsichtsbehörde Ihres Landes wenden.

Sicherheit und Datenschutzverletzungen

Passwörter als Hash gespeichert (scrypt), Sitzungen als Fingerabdruck gespeichert, verschlüsselte Verbindungen (HTTPS), Trennung der Unternehmen in der Datenbank (Row-Level Security), Passwörter verbundener Postfächer verschlüsselt (AES-256-GCM, Schlüssel ausserhalb der Datenbank), Datensicherungen. Eine Verletzung der Datensicherheit, die voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die betroffenen Personen führt, wird dem EDÖB so rasch als möglich gemeldet (Art. 24 DSG); das betroffene Kundenunternehmen wird unverzüglich informiert, damit es seine eigenen Pflichten erfüllen kann.

Änderungen

Die geltende Fassung wird auf dieser Seite mit ihrem Datum veröffentlicht.

Fassung vom 30. Oktober 2026 · Siehe auch die Nutzungsbedingungen und das Impressum.